TopBalance werkt ook met e-Boekhouden.nl
Voor elke ondernemer is het een noodzakelijk, maar niet altijd geliefd onderdeel van het runnen van een bedrijf: de administratie. Het correct bewaren en tijdig aanleveren van verkoopfacturen, inkoopfacturen en bonnetjes bij TopBalance is cruciaal voor een gezonde financiële huishouding en om te voldoen aan de eisen van de Belastingdienst. Maak je gebruik van het populaire boekhoudsysteem e-Boekhouden.nl? Dan zijn er tal van slimme manieren om dit proces te stroomlijnen. In dit artikel komen de belangrijkste aandachtspunten aan bod, inclusief de verwerking van reiskosten met de privéauto.
De basis: bewaarplicht en digitalisering
Vooraf is het belangrijk om de basisregels van de Belastingdienst te kennen. Voor de meeste administratieve documenten, waaronder inkoop- en verkoopfacturen, geldt een wettelijke bewaarplicht van 7 jaar. Voor gegevens met betrekking tot onroerende zaken, zoals een bedrijfspand, is dit zelfs 10 jaar.
Het goede nieuws is dat een fysieke archiefkast vol papieren mappen niet nodig is. De Belastingdienst accepteert een volledig digitale administratie, mits de digitale bestanden een juiste en volledige weergave zijn van het origineel. Een scan of foto van een factuur of bon is dus voldoende, zolang alle gegevens duidelijk leesbaar zijn.
Verkoopfacturen: direct vanuit de boekhouding
De meest efficiënte manier om verkoopfacturen te beheren, is door ze rechtstreeks in e-Boekhouden.nl aan te maken en te versturen. Dit biedt meerdere voordelen:
- Automatische verwerking: De factuur wordt direct correct in de boekhouding verwerkt.
- Overzicht: Er is altijd een actueel overzicht van openstaande posten.
- Professionaliteit: Er worden professionele en juridisch correcte facturen verstuurd in de eigen huisstijl.
- Bewaard: De factuur wordt automatisch opgeslagen en voldoet direct aan de bewaarplicht.
Door consequent vanuit het systeem te werken, wordt voorkomen dat achteraf losse facturen moeten worden verzameld en doorgestuurd naar de boekhouder.
Inkoopfacturen en bonnen: slim en snel aanleveren
Het verzamelen en aanleveren van alle inkomende facturen en bonnetjes kost vaak de meeste tijd. Gelukkig biedt e-Boekhouden.nl hiervoor meerdere handige oplossingen, waardoor handmatig overtypen overbodig wordt. De kern hiervan is de Scan & Herken-functie.
1. De mobiele app van e-Boekhouden.nl:
- De snelste methode voor losse bonnetjes en papieren facturen.
- Maak een foto: Open de app en maak een duidelijke foto van de bon of factuur.
- Uploaden en herkennen: De app uploadt de foto direct naar de administratie. De Scan & Herken-technologie leest automatisch de belangrijkste gegevens, zoals datum, bedrag en btw.
- Controle: De boeking hoeft daarna alleen nog gecontroleerd en goedgekeurd te worden.
2. Mail & Herken:
- Ideaal voor digitale facturen die per e-mail worden ontvangen (zoals pdf-facturen).
- Uniek e-mailadres: De administratie in e-Boekhouden.nl heeft een eigen, uniek e-mailadres.
- Doorsturen: Stuur de e-mail met de factuur direct door naar dit adres. Leveranciers kunnen ook worden gevraagd hun facturen rechtstreeks naar dit adres te sturen.
- Automatische verwerking: De factuur verschijnt in het digitale archief en de gegevens worden automatisch herkend.
3. Handmatig uploaden:
Staan er meerdere facturen als bestand op de computer? Dan kunnen deze eenvoudig rechtstreeks worden geüpload in het digitale archief binnen e-Boekhouden.nl.
Door deze methoden consequent te gebruiken, ontstaat een constante stroom van documenten naar de boekhouding. Hierdoor kan de boekhouder de administratie regelmatig bijwerken, wat resulteert in een beter en actueler inzicht in de financiële situatie.
Zakelijke kilometers met de privéauto: hoe werkt dat?
Worden er voor de onderneming zakelijke kilometers gereden met de privéauto? Dan mogen hiervoor kosten van de winst worden afgetrokken. Voor het jaar 2025 is de onbelaste kilometervergoeding vastgesteld op € 0,23 per kilometer.