1 Benut resterende vrije ruimte in de WKR
Benut de vrije ruimte voor de werkkostenregeling (WKR) goed. Heb je nog ongebruikte ruimte? Dan kun je misschien dit jaar jouw werknemers nog belastingvrije vergoedingen of verstrekkingen geven. Je kunt een ongebruikt deel van de vrije ruimte niet doorschuiven naar volgend jaar. Je hoeft de afrekening van de werkkostenregeling over het jaar 2025 (eindheffing werkkostenregeling van 80% van de boven de vrije ruimte uitkomende als eindheffing aangewezen vergoedingen en verstrekkingen) pas mee te nemen in de aangifte loonheffingen over februari 2026. Deze aangifte verzorg en betaal je in maart 2026.
Tip!
In 2025 is de vrije ruimte over de eerste € 400.000 van de loonsom 2%. Daarboven geldt een percentage van 1,18%. In 2026 blijft het percentage over de eerste € 400.000 van de loonsom 2%. Mocht je verwachten dat in 2026 de vrije ruimte boven de eerste € 400.000 uitkomt dan kan het voordelig zijn om een deel van de vergoedingen en verstrekkingen van volgend jaar naar voren te halen.
Pas eventueel de concernregeling toe. Dan ontstaat in feite een gezamenlijke vrije ruimte die uitgewisseld kan worden tussen concernmaatschappijen.
Let op!
Als je gebruik maakt van de concernregeling kan in 2025 maar één keer gebruik worden gemaakt van de vrije ruimte over de eerste € 400.000 van de loonsom. Raadpleeg jouw RB over wat voordeliger is: het onderling uitwisselen van ongebruikte vrije ruimte of meermaals gebruik maken van de vrije ruimte over de eerste € 400.000 van de loonsom.
Tip!
Leg schriftelijk en tijdig (vooraf!) vast dat je vergoedingen en verstrekkingen hebt aangewezen en welke dit zijn. Dit voorkomt veel discussies met de Belastingdienst. Weet dat tot een totaalbedrag van € 2.400 per werknemer per jaar de Belastingdienst er in beginsel van uit gaat dat voldaan is aan de gebruikelijkheidstoets. 

2 Gerichte vrijstelling voor thuiswerken
Een werkgever mag (onder voorwaarden) aan haar werknemer een onbelaste vergoeding per thuiswerkdag geven. Voor 2025 is deze vergoeding € 2,40. Voor 2026 wordt deze vergoeding waarschijnlijk € 2,45. Voor werknemers die structureel thuiswerken geldt een praktische regeling, waardoor onder voorwaarden een vaste vergoeding mag worden gegeven.
Tip!
Wil je gebruik gaan maken van deze gerichte vrijstelling? Raadpleeg jouw RB.
Let op!
Werkt de werknemer op dezelfde dag thuis en op kantoor, dan kunnen de reiskostenvergoeding en de thuiswerkvergoeding niet allebei worden toegepast. De werkgever moet kiezen tussen één van beide. Heeft de werknemer een auto of fiets van de zaak of beschikt hij over een OV-chipkaart of OV-abonnement, dan kan op de dag dat daarvan gebruik wordt gemaakt voor woon-werk verkeer, geen thuiswerkvergoeding worden gegeven. Is sprake van een vaste vergoeding voor thuiswerken en woning-werkverkeer, dan hoeven deze vergoedingen bij een incidentele afwijking van het thuiswerkpatroon niet te worden aangepast.

3 Kies jaarlijks wel of geen toepassing 30%-regeling
Heb je zogenoemde extraterritoriale (inkomende of uitgezonden) werknemers in dienst? Dan moet je vanaf 2023 jaarlijks kiezen of je hun werkelijke extraterritoriale kosten vergoedt of dat je gebruik maakt van de zogenoemde 30%-regeling. Die keuze wordt gemaakt in het eerste loontijdvak van het jaar waarin je deze kosten vergoedt. Als binnen vier maanden na de eerste tewerkstelling van een ingekomen werknemer een 30%-beschikking wordt aangevraagd, dan geldt het eerste loontijdvak na die vier maanden als keuzetijdvak voor de rest van het jaar.
Let op!
Vanaf 2027 wordt het percentage van de 30%-regeling verlaagd naar een constant forfait van 27%. Expats die voor 2025 al gebruik maakten van de regeling behouden het percentage van 30%. Per 1 januari 2025 is de partiële buitenlandse belastingplicht komen te vervallen. Voor werknemers die de 30%-regeling al vóór 2024 hadden, geldt overgangsrecht tot 1 januari 2027. Houdt er rekening mee dat als gekozen is voor vergoeding van werkelijke extraterritoriale kosten deze regeling per 2026 wordt versoberd in die zin dat de extra kosten van levensonderhoud (waaronder gas, water, licht en andere nutsvoorzieningen) niet meer vallen onder de gerichte vrijstelling. Ook uitgaven voor gesprekskosten voor privédoeleinden vallen niet meer onder de gerichte vrijstelling. Andere extraterritoriale kosten zoals dubbele huisvestingskosten kunnen nog wel onbelast worden vergoed of verstrekt.